Im Kandidat·innen-Profil finden Sie alle wichtigen Informationen zu Ihren Bewerbenden. Sichten Sie die Stammdaten und Dokumente, erstellen Sie Termine oder tauschen Sie sich mit Ihren Kolleg·innen zu den einzelnen Bewerbungen aus. 

Kandidat·innen-Profil öffnen

Im Rahmen einer Bewerbung wird automatisch ein Profil erstellt. Das Kandidat·innen-Profil erreichen Sie auf zwei Wegen:

• Gehen Sie zur allgemeinen Kandidat·innen-Liste, indem Sie auf „Kandidat·innen“ klicken. Das gewünschte Profil öffnen Sie mit einem Klick auf die gewünschte Profil-Zeile.
• Öffnen Sie einen aktuellen Job. Hier finden Sie unter „Ihre Kandidat·innen“ die Bewerbungen für den jeweiligen Job. Klicken Sie auf die gewünschte Person um das Profil zu öffnen.

[hint]

Bitte beachten Sie, dass Sie nur die Kandidat·innen sehen bzw. die Funktionen nutzen können, für die Sie von Ihrem Admin zugelassen wurden.

[/hint]

Aufbau des Kandidat·innen-Profils:

• Auf der linken Seite sehen Sie die Stammdaten der Bewerbenden, Tags, Zusatz-Datenfelder, sowie den Lebenslauf.
• Auf der rechten Seite werden Ihnen weitere Informationen zur Bewerbung / zu den Bewerbungen, sowie anstehende Termine angezeigt. Darunter finden Sie eine Liste an Dokumenten, sowie eine Bewerbungshistorie inkl. Kommentarmöglichkeit.

Menüleiste

In der oberen Menüleiste stehen Ihnen folgende allgemeine Funktionen zur Verfügung.

• „Drucken“: Drucken Sie das gewünschte Profil einfach über den Bewerbungsmanager aus.
• „Herunterladen“: Sie können Dokumente oder das ganze Profil als PDF-Dokument runterladen.
• „Einem Job zuordnen“: Ordnen Sie mit dieser Funktion eine Person einem anderen Job zu.
• „Kontaktieren“: Kontaktieren Sie Ihre Kandidat·innen um mehr Informationen zu erhalten oder die weiteren Schritte zu besprechen.
• „Schließen“: Mit diesem Button schließen Sie das Kandidatenprofil.

Lesen Sie weitere Details zu diesen Punkten im nächsten Kapitel.

Herunterladen

Sie haben folgende Möglichkeiten, Dokumente oder das gesamte Profil als PDF-Datei runterzuladen:

• „PDF Dateien zusammenfügen“: Laden Sie die unterschiedlichen Dokumente der Person in einer Datei runter. Bitte beachten Sie, dass die Funktion nur angezeigt wird, wenn PDF-Dateien ins Kandidat·innen-Profil hochgeladen wurden.
  
  
  
  
• „Kandidatenprofil herunterladen“: Mit dieser Option können Sie auch das Kandidat·innen-Profil inklusive der Kontakt- und Zusatzinformationen, berufliche Erfahrung, Ausbildung, Zusatz-Datenfelder, Anschreiben als PDF-Dokument runterladen.
• „Anonymes Kandidatenprofil herunterladen“: Möchten Sie Bewerbungen anonym oder extern weitergeben? Laden Sie das Kandidat·innen-Profil über dieses Button runter und die persönlichen Daten, wie Name, Geburtsdatum usw., werden nicht angezeigt. 
• „Persönliche Daten herunterladen“: Mit dieser Funktion können Sie alle Daten und Dokumente der jeweiligen Person inklusive der Zusatz-Datenfelder und einem Datei in JSON-Format auf Ihrem Computer speichern. Bitte beachten Sie, dass die Dokumente komprimiert im ZIP-Format  zur Verfügung gestellt werden. Zum Öffnen der Dokumente benötigen Sie ein entsprechendes Programm auf Ihrem Computer. Bei Fragen zu dem Programm, kontaktieren Sie bitte Ihre interne IT-Abteilung.

Einem Job zuordnen

Ist ein·e Kandidat·in auch für eine andere Stelle qualifiziert? Ordnen Sie mit dieser Funktion einer Person einen anderen Job zu. Wählen Sie dazu den entsprechenden Job von der Liste (1) aus und aktivieren bei Bedarf die folgenden Felder: 

• „Dateien von vorhandener Bewerbung kopieren“ (2): Möchten Sie die Dokumente aus einer anderen Bewerbung übernehmen, so aktivieren Sie dieses Feld und wählen aus der Liste den entsprechenden Job aus (3). Zusätzlich können Sie auch das Anschreiben von einem, der von Ihnen ausgewählten Jobs, mitnehmen (4).
• „Vorhandene Bewerbung zurückziehen“ (5): Möchten Sie eine andere Bewerbung zur gleichen Zeit zurückziehen, so aktivieren Sie dieses Feld und wählen den entsprechenden Job aus (6). 

[tip]

Unfertige Bewerbungen, die eine Person abgebrochen hat, können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie jedoch genug Daten erhalten haben um Ihren Recruiting-Prozess fortzuführen, so weisen Sie der Person einen passenden Job zu. Somit wird diese zu einem normalen Bewerbenden und Sie können die Person um die Fertigstellung der Bewerbung bitten.

[/tip]

Kontaktieren

Kontaktieren Sie Ihre Kandidat·innen mithilfe dieses Features, um offene Punkte zu klären.

• „Zur Bewerbung einladen“: Möchten Sie Ihren Bewerber·innen einen interessanten Job in Ihrem Unternehmen empfehlen, so schicken Sie ihnen eine Nachricht inklusive dem Link zur Bewerbung. Wählen Sie aus der Liste (1) die entsprechende Stelle aus und schreiben Sie eine persönliche Nachricht (2). 
  
  
  
• „Zu Fragebogen einladen“: Benötigen Sie noch weitere Informationen vom Bewerbenden? Senden Sie ihm vordefinierte Fragebögen (1) oder individuelle Fragen (2).
  
  
  
  Bei Kandidat·innen im Status „NEU“ können Sie zusätzlich auch noch festlegen, ob der Status automatisch geändert werden soll, wenn die Person diesen Schritt abschließt. Selbstverständlich können Sie in diesem Fall auch den entsprechenden Status selbst definieren.
  
  
• „Längere Datenspeicherung anbieten“: Bieten Sie in diesem Schritt Ihren Kandidat·innen eine längere Datenspeicherung an. 
  

Bewerbungsart

Folgende spezielle Bewerbungsarten werden links oben im Kandidat·innen-Profil mit einem eigenen Symbol gekennzeichnet:

•  E-Mail-Bewerbungen
• Bewerbungen via WhatsApp (verfügbar im Ultimate Paket)
• XING Instant Apply (verfügbar im Ultimate Paket)

Infobox

Falls eine Bewerbung per E-Mail an den Bewerbungsmanager weitergeleitet wurde, so sehen Sie in der Infobox den entsprechenden Hinweis. Überprüfen Sie die Daten der Person und bestätigen Sie diese anschließend über die Schaltfläche „Bestätige Profil“.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Artikel „E-Mail-Bewerbungen verwalten“.

5. Name und Foto

In diesem Abschnitt sehen Sie den Namen und das Foto von Ihrem Kandidaten oder Ihrer Kandidatin. Falls kein Foto hinterlegt wurde, ist nur das Monogramm der Person zu sehen. Möchten Sie ein Profilbild hochladen, so klicken Sie auf dieses Monogramm.

Tags

Tags ermöglichen Ihnen die Markierung vielversprechender Talente. Sie können dadurch besondere Kenntnisse und Fähigkeiten betonen oder Bereiche bzw. Positionen angeben, für die die jeweilige Person geeignet ist.

Klicken Sie dazu auf „Tags bearbeiten“ (1) und wählen aus der Drop-Down-Liste (2) die gewünschte Etikette aus (Mehrfachauswahl ist möglich). Sie möchten eigene Tags erstellen? Im Artikel „Talente effizient verwalten“ zeigen wir Ihnen, wie das geht.

Persönliche Notiz

Notieren Sie sich hier Informationen zu der jeweiligen Person. Dieses Feld ist nur für Sie sichtbar. Bitte auf das Speichern nicht vergessen.

Stammdaten

In diesem Bereich werden die Kontaktdaten und Sprachkenntnisse der Bewerbenden angezeigt. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ (1) um Daten hinzuzufügen oder zu ändern (2). Zusätzlich können Sie auch den Link zum XING Profil oder weitere relevante URLs/Links (3) hinterlegen.

Der Bewerbungsmanager überprüft die Kandidat·innen-Liste automatisch auf mögliche Duplikate. Falls welche vorhanden sind, so werden Ihnen die Informationen unter „Mögliches Duplikat“ (4) angezeigt. Lesen Sie weitere nützliche Informationen zu Duplikaten in dem Artikel „Die Kandidat·innen-Liste“.

Zusatz-Datenfelder

Haben Sie Zusatzinformationen über Ihre Bewerbenden, die Sie gerne im Kandidat·innen-Profil speichern möchten? Fügen Sie diese in Form von Zusatzfragen hinzu, indem Sie auf „Hinzufügen“ (1) klicken und das entsprechende Thema aus der Liste auswählen (2). Die Antwort auf die Zusatzfrage können Sie mithilfe des „Bearbeiten“-Buttons (3) anpassen. 

Zusatzfragen können von Bewerbungsmanager Nutzer·innen mit Admin-Rechten unter „Einstellungen“ > „Bewerbungen“ > „Zusatzfragen“ angelegt werden. Im Artikel „Zusatzfragen und Fragebögen erstellen“ haben wir Ihnen den genauen Ablauf zusammengefasst.

Lebenslauf

Kandidat·innen haben unterschiedliche Möglichkeiten, den Lebenslauf hochzuladen ― je nachdem, was Sie in den Einstellungen definiert haben: 

• Der Lebenslauf kann als Datei hochgeladen werden.
• Die Kandidat·innen können die einzelnen Informationen manuell im Bewerbungsformular eintragen.
• Kandidat·innen können sich auch mit dem XING Profil bewerben.

Die Anzeige im Kandidat·innen-Profil ist entsprechend der gewählten Methode unterschiedlich:

• Lebenslauf (1): Ladet der·die Kandidat·in ein Dokument hoch, so wird Ihnen dieses Dokument angezeigt. Sie können die Datei auf Ihrem PC speichern oder auch ausdrucken. Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit die Sicht auf „Standardisierter Lebenslauf“ umzustellen (2). In diesem Fall werden die Daten ― falls möglich ― aus dem Dokument ausgelesen und tabellarisch dargestellt. Sie können in der standardisierten Ansicht den Lebenslauf auch bearbeiten, indem Sie neue Daten hinzufügen (3) oder bestehende Daten bearbeiten (4).
• Standardisierter Lebenslauf: Fühlt der·die Kandidat·in den Lebenslauf manuell aus oder importiert die Daten aus dem XING Profil, so werden diese Daten in einem standardisierten Format, tabellarisch dargestellt. In dieser Ansicht können Sie neue Informationen hinzufügen (3) oder bestehende Daten bearbeiten (4).
• XING Profil (5): Hat der·die Kandidat·in den Lebenslauf aus dem XING Profil importiert, so wird Ihnen hier der Lebenslauf aus dem XING Profil angezeigt (sofern Sie Ihren XING Account mit dem Bewerbungsmanager verknüpft haben).

Über „Neue Datei importieren“ (6) können Sie einen Lebenslauf auch manuell hochladen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall folgende, bestehende Daten überschrieben werden:

• Berufliche Erfahrung
• Ausbildung
• Kompetenzen
• Sprachen
• Qualifikationen
• Auszeichnungen
• Organisationen

Aktive Bewerbungen

Unter „Aktive Bewerbungen“ (1) finden Sie die Bewerbungen Ihrer Kandidat·innen. Über das Drop-Down-Menü (2) können Sie auswählen, ob Sie alle oder nur eine bestimmte Bewerbung anzeigen lassen möchten. 

[hint]

Bitte beachten Sie, dass sich die, in der rechten Spalte angezeigten Informationen, immer auf die ausgewählte Bewerbung beziehen. Fehlen Ihnen Informationen aus dem Aktivitätsverlauf? So wählen Sie im Menü „Alle Bewerbungen anzeigen“ aus, um alle Informationen anzeigen zu lassen.

[/hint]

Folgende Informationen sehen Sie zu den Bewerbungen:

• Status im Recruiting-Prozess (1)
  Hier wird der Status in Ihrem Recruiting-Prozess angezeigt, wo sich die jeweilige Person aktuell befindet. Klicken Sie auf das Kästchen um den Status zu ändern: geben Sie nun den neuen Status (2) sowie — falls gewünscht — eine Begründung für Ihre Entscheidung an (3). Speichern Sie anschließend die Änderung (4).
  
  Bitte beachten Sie, dass die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten von Ihrer Zugriffsberechtigung abhängig sind, welche von Ihrem Admin vergeben wird.
  
  
  
  
• Bewerberquelle und Datum der Bewerbung
  Falls die Bewerberquelle manuell oder automatisch erfasst werden konnte, so wird in diesem Bereich die Quelle angezeigt. Andernfalls steht hier nur „unbekannt“. Fahren Sie mit der Maus über das Datum und Ihnen werden weitere Informationen angezeigt (z.B. HTTP-Referrer). 
  
  
  
  
• Bewerbung zurückziehen
  Hat sich Ihr·e Kandidat·in umentschieden? Sie können die Bewerbung manuell zurückziehen, indem Sie auf den durchgestrichenen O klicken.
  
  

Dateianhänge

In diesem Abschnitt werden die Dokumente Ihrer Kandidat·innen angezeigt. Laden Sie weitere Dokumente hoch, indem Sie entweder auf „Hinzufügen“ (1) klicken oder per Drag & Drop auf das Feld „Dateianhänge“ (2) ziehen. Sie können gerne mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.

Bei Dateien, die Sie selbst hochladen, können Sie zusätzlich definieren, ob diese nur intern oder auch für die jeweilige Person sichtbar sein soll. Klicken Sie auf das Augensymbol um die gewünschte Einstellung auszuwählen.

Weitere Optionen in diesem Bereich:

• Fahren Sie mit der Maus über den Buchstaben „i“ (3), um anzeigen zu lassen, wer das Dokument hochgeladen hat.
• Klicken Sie auf den Pfeil (4), um das Dokument auf Ihren PC runterzuladen.
• Mithilfe des Papierkorb-Symbols (5) können Sie Dokumente löschen.

[tip]

Haben Sie Probleme beim Hochladen von Dokumenten?

Oft sind Dateien beschädigt oder unzulässig formatiert und werden so vom System nicht erkannt. Versuchen Sie folgenden Lösungsvorschlag: öffnen Sie das Dokument in Ihrem Wunschprogramm und wählen Sie beim Drucken die Option „Als PDF drucken“ aus. Das Dokument wird so korrekt gespeichert und sollte problemlos hochgeladen werden können.

[/tip]

Termine

Termine werden jobbezogen erstellt, d.h. wählen Sie zuerst unter „Aktive Bewerbungen“ (1) die gewünschte Bewerbung aus, andernfalls wird der Abschnitt „Termine“ nicht angezeigt. Laden Sie nun Ihre·n Kandidat·in direkt über dem Bewerbungsmanager zu einem Termin ein, indem Sie auf „Neuer Termin“ (2) klicken. 

Lesen Sie weitere Details zu den Terminen in unserem Artikel „Ihr onlyfy Kalender“. 

Aktivitäten & Nachrichten

Lesen Sie in diesem Bereich die Nachrichten Ihrer Kandidat·innen (1), verfolgen Sie die unterschiedlichen Aktivitäten in Form von Systemmeldungen (2) oder kommunizieren Sie mit Ihren Kolleg·innen über die „Kommentarfunktion“ (3). Mit dem Button „Alle“ (4) können Sie den vollständigen Aktivitätsverlauf anzeigen lassen.

Die Kommentarfunktion

Möchten Sie eine Nachricht oder eine Aktivität intern kommentieren oder eine Person aus Ihrem Team ansprechen? Geben Sie im Kommentarfeld der gewünschten Aktivität eine Anmerkung ein und klicken Sie auf „Speichern.“ Diese Information ist intern für alle Kolleg·innen sichtbar, die eine Berechtigung haben, den jeweiligen Job anzusehen.

Mit Hilfe des „@“-Symbols, gefolgt vom Namen der gewünschten Person, können Sie Ihren Kommentar gezielt an eine bestimmte Person richten. In diesem Fall wird, je nach Systemeinstellung, die markierte Person informiert (per E-Mail und/oder via In-App-Benachrichtigung).

Bitte beachten Sie, dass hier veröffentlichte Kommentare aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.

Zustell- und Lesebestätigungen

Der Bewerbungsmanager zeigt Ihnen automatisch an, ob Ihre Nachrichten angekommen sind, gelesen wurden oder ob es einen Fehler beim Versand gab.

 Nachricht wurde versandt.

 Nachricht ist angekommen.

 Nachricht wurde geöffnet. 

 Fehler beim Versand. Bitte überprüfen Sie die E-Mail-Adresse und/oder kontaktieren Sie den·die Empfänger·in auf einem anderen Weg.

Bitte beachten Sie, dass manche E-Mail-Programme die Zustell- und Lesefunktionen unterbinden. Zusätzlich können Nachrichten auch von Spamfiltern abgefangen werden und somit wird ebenfalls keine Benachrichtigung an den Bewerbungsmanager übermittelt.

 Zeitversetzte Nachricht. Den Versandzeitpunkt sehen Sie direkt über der Nachricht.

Löschbegehren

Am Ende des Kandidat·innen-Profils sehen Sie, wann die automatische Datenlöschung stattfindet. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit ein Löschbegehren anzufordern oder die Daten sofort zu löschen. Bitte beachten Sie, dass gelöschte Daten nicht wiederhergestellt werden können.