Mit dem Terminplaner unterstützen wir Sie dabei, Kandidat·innen direkt aus dem onlyfy Bewerbungsmanager zu persönlichen Gesprächen im Rahmen eines Bewerbungsprozesses einzuladen. 

Funktionen

Mit dem integrierten Kalender haben Sie die Möglichkeit, Termine gänzlich innerhalb des Bewerbungsmanagers zu planen, nachträglich zu verwalten und Antworten in Echtzeit zu verfolgen.

Einzige Einschränkung ist, dass Sie Ihren externen Firmenkalender nicht synchronisieren können. Das bedeutet, dass keine Option besteht, Informationen über die Verfügbarkeit von Meetingräumen, Kolleg·innen über Microsoft Exchange, Office 365 und Google Workspace (ehemals G Suite) einzuholen.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Intelligente Termineinladungen: Kandidat·innen und Kolleg·innen haben die Möglichkeit die Termine mit einem Klick zu- oder abzusagen.
• Terminliste: Mit unserer Terminliste haben Sie eine visuelle Hilfe, um nicht nur zukünftige Termine im Auge zu behalten, sondern auch eine Chronik von vergangenen Ereignissen bewahren zu können.
• Editierbarkeit: Unerwartete Planänderung? Aktualisieren Sie einfach Ihre Termine im Bewerbungsmanager und lassen Sie automatisch alle Beteiligten davon benachrichtigen.
• Absagen: Sie müssen den Termin komplett absagen? Dafür reicht es, über Ihre Terminliste den besagten Termin aufzurufen und ihn abzusagen. Sie haben dabei die Option, direkt im Termin eine Nachricht hinzuzufügen.
• Aktivitätenliste: Uns ist es wichtig, sicherzustellen, dass Sie stets sämtlicher Kommunikation zwischen Kandidat·innen und/oder Ihrem Team folgen können. Die Aktivitätenliste beinhaltet auch Einträge zur Erstellung, Änderung und Absage von Terminen.

Termin erstellen

Um Termine zu erstellen, klicken Sie im Kandidat·innen-Profil auf den Button „Neuer Termin“ (1). Füllen Sie anschließend die Termineinladung (2) aus und verfassen eine Nachricht an den Kandidaten oder der Kandidatin (3). 

 

Termineinladung

Sehen wir uns nun die Terminmaske in diesem Abschnitt genauer an.

Veranstaltungsart

Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste aus, auf welchem Wege der Termin stattfinden soll:

• Vor Ort: Führen Sie das Bewerbungsgespräch vor Ort vor, so fügen Sie im Feld „Ort“ beispielsweise Ihre Adresse ein.
• Per Telefon: Wählen Sie diese Option, wenn Sie Bewerbende telefonisch kontaktieren möchten.
• Microsoft Teams (Video-Meeting): Versenden Sie Microsoft Teams Einladungen direkt über den Bewerbungsmanager. Sie finden alle Informationen in unserem Artikel „Microsoft Teams Integration im onlyfy one Bewerbungsmanager“. Verfügbar in den folgenden Paketen: onlyfy one Core, onlyfy one Pro, onlyfy one Ultimate.
• Jitsi (Video-Meeting): Führen Sie Gespräche direkt über dem Bewerbungsmanager mithilfe unserer Videokonferenzanwendung Jitsi. Sobald Sie diese Terminart ausgewählt haben, generiert der Bewerbungsmanager für Sie automatisch einen entsprechenden Link. Lesen Sie dazu weitere Details in unserem Artikel „Remote Hiring mit Video-Interviews“.
• Eigenen Video-Link einfügen (Video-Meeting): Möchten Sie Ihr eigenes Videokonferenzsystem nutzen? So wählen Sie diese Terminart aus und fügen den Link im Feld „Ihr Meeting-Link“ ein. Verfügbar in den folgenden Paketen: onlyfy Prescreen, onlyfy one Core, onlyfy one Pro, onlyfy one Ultimate.

Termin-Name

Geben Sie einen Namen für den Termin ein, der anschließend im Betreff des Termins erscheint.

Ort

Hier können Sie bei Bedarf weitere Ortsangaben machen.

Teilnehmer·innen

Möchten Sie Kolleg·innen aus Ihrem Unternehmen zum Gespräch einladen? So suchen Sie im Feld „Teilnehmer·innen“ nach der jeweiligen Person. Benutzer·innen können nur dann ausgewählt werden, wenn sie über einen aktiven Bewerbungsmanager Account verfügen.

Datum

Legen Sie in diesen drei Feldern fest, an welchem Tag und in welchem Zeitraum das Gespräch stattfinden soll.

Beschreibung

In diesem Feld können Sie dem Bewerbenden optional weitere Informationen zum Gespräch hinzufügen, welche direkt im Termin ersichtlich sein werden.

Nun ist Ihre Termineinladung fertig und Sie können diesen zur Einladung hinzufügen.

Nachricht

Schreiben Sie im letzten Schritt noch eine Nachricht an Ihren Bewerbenden. Diese Nachricht wird neben der Termineinladung als separate E-Mail verschickt. 

Wie für Ihre gewohnte Kommunikation mit Bewerbenden, werden Termine ebenfalls als eigene Aktivität in der Aktivitäten-Liste dokumentiert. Da Termine mit den Bewerbungen verknüpft sind, achten Sie darauf, dass die gewünschte Bewerbung unter „Aktive Bewerbungen“ ausgewählt ist.

Auf Termineinladungen antworten

Erhält eine Teilnehmende die Termineinladung, kann sie Ihnen über das eigene E-Mail-Programm antworten. 

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Bitte beachten Sie, dass nur folgende Antworten Ihrer Bewerbenden an den Bewerbungsmanager weitergeleitet werden: Zusage, Absage, Mit Vorbehalt. Terminvorschläge von Kandidat·innen werden nicht angezeigt.

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In der folgenden Tabelle sehen Sie eine Übersicht der möglichen Antworten Ihrer Kandidat·innen:

Antwort des Kandidaten (je nach E-Mail-Programm)	E-Mail-Benachrichtigung	In-App-Benachrichtigung	Symbol
Zusage	X.Y. hat Ihre Einladung angenommen.	Kandidat·in hat Ihre Einladung angenommen.
Absage	X.Y. hat Ihre Einladung abgelehnt.	Kandidat·in hat Ihre Einladung abgelehnt.
Mit Vorbehalt	X.Y. hat Ihre Einladung vorläufig angenommen.	Kandidat·in hat Ihre Einladung vorläufig abgelehnt.
Andere Zeit vorschlagen: Mit Vorbehalt und andere Zeit vorschlagen	X.Y. hat Ihre Einladung vorläufig angenommen.	Kandidat·in hat Ihre Einladung vorläufig abgelehnt.
Andere Zeit vorschlagen: Ablehnen und andere Zeit vorschlagen	X.Y. hat Ihre Einladung abgelehnt.	Kandidat·in hat Ihre Einladung abgelehnt.

Je nach Systemeinstellung erhalten Sie die Antwort der Teilnehmenden per E-Mail und/oder als In-App-Benachrichtigung.

Zusätzlich haben Sie auch im Kandidat·innen-Profil eine Übersicht aller Ihrer zukünftigen und vergangenen Termine.

Termine bearbeiten

Wählen Sie im Kandidat·innen-Profil den gewünschten Job aus (1) und rufen Sie das Termin-Menü auf, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Termin klicken (2). Hier können Sie den Termin bearbeiten (3) oder absagen (4). 

Bei der Bearbeitung von Terminen steht es Ihnen frei, diese grundlegend zu verändern. Bitte beachten Sie, dass Teilnehmende eine Aktualisierung Ihres Termins per E-Mail erhalten, sofern die Einstellung „Benachrichtigen Sie alle Teilnehmer über Änderungen“ aktiviert ist (Standardeinstellung). Ist diese Einstellung deaktiviert, so ändert sich der Termin nur für Sie und innerhalb der Terminliste.

Möchten Sie einen Termin gänzlich absagen, können Sie das tun, indem Sie in der Terminliste oder im Dialog zur Bearbeitung eines Termins die Option „Einladung absagen“ wählen (1). Im Zuge dieser erhalten Sie die Möglichkeit, eine Nachricht zu Ihrer Absage zu verfassen (2).

Die verfasste Nachricht erhalten alle Teilnehmenden mit der aktualisierten Termineinladung.

Die Absage wird ebenfalls in einem Eintrag in Ihrer Aktivitäten-Liste festgehalten. 

In-App Benachrichtigungen

Zusätzlich zu einer E-Mail erhalten Sie vom Bewerbungsmanager auch Benachrichtigungen innerhalb der App. Definieren Sie selbst, wie Sie diese Nachrichten empfangen möchten: per E-Mail und/oder als In-App-Benachrichtigung in Ihrem Dashboard. Diese Einstellungen können Sie unter „Mein Profil“ > „Benachrichtigungen“ > „Benachrichtigungen zu Terminen“ vornehmen.

Die In-App-Benachrichtigungen zu Antworten auf Termineinladungen werden in Ihrem Dashboard angezeigt. Klicken Sie auf eine der Benachrichtigungen, werden Sie direkt zum Profil des Kandidaten oder der Kandidatin weitergeleitet.

Berechtigungen

Admins können die Kalender-Berechtigungen der Nutzer·innen unter „Einstellungen“ (1) > „Zugriffsverwaltung“ (2) > „Berechtigungsgruppen“ (3) anpassen. Klicken Sie dazu neben der gewünschten Berechtigungsgruppe auf „Bearbeiten“ (4) und gehen anschließend zu „Zugriff“ (5) > „Kalender“ (6). Hier können Sie folgende zwei Einstellungen bearbeiten.

1. „Können Termine nur als Ersteller bearbeiten“ (7): Ist nur diese Berechtigung erteilt, so können Nutzer·innen ausschließlich Termine bearbeiten, die sie selbst erstellt haben. 
2. „Können alle Termine bearbeiten“ (8): Ist diese Berechtigung aktiviert, können Mitglieder der jeweiligen Berechtigungsgruppe uneingeschränkt Termine bearbeiten ― auch jene, die Kolleg·innen erstellt haben. 

Kalendereinstellungen

Unter „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Kalender“ (3) können Sie festlegen, dass die Termineinladungen erst verschickt werden, wenn alle Ihre Kolleg·innen dem Termin zugesagt haben. Lehnt eine einzige Person auf Seite der Rekrutierenden ab, wird die Termineinladung samt beiliegender Nachricht nicht an die Kandidat·innen ausgesandt. Hierzu aktivieren Sie den Button „Termineinladung an Kandidat·in wird nur ausgesendet, wenn alle anderen Teilnehmenden akzeptiert haben“ (4).

Integration eines externen Kalenders

Möchten Sie, bereits existierende Kalender, wie Microsoft Exchange, Office 365 oder Gmail, einbinden, so bieten wir auch diese Option über einen Partner an. 

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Bitte beachten Sie, dass die Kalenderintegration nur in ausgewählten onlyfye Bewerbungsmanager Paketen verfügbar ist.

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Erfahren Sie in unserem Artikel „Cronofy: Integration von externen Kalendern“ mehr über die Möglichkeiten zur Kalenderintegration.