Der onlyfy Bewerbungsmanager ist eine innovative Talent Acquisition Platform, die durch Ihren großen Funktionsumfang und eine besonders einfache Bedienbarkeit besticht. Schulungen oder aufwendige Integrationsphasen sind daher nicht mehr notwendig. Stattdessen stellen wir Ihnen hier einen, für den Einstieg gedachte, Quick Guide zur Verfügung, die Sie schrittweise durch das System führt.

1. Einstieg

Der Bewerbungsmanager ist eine Cloud-Anwendung, funktioniert daher nur online, dafür aber geräteunabhängig am PC, Tablet, oder Smartphone unter https://onlyfy.io/accounts.

Registrierung

Nach der Freischaltung Ihres Benutzers durch einem Admin, erhalten Sie eine E-Mail mit den Zugangsdaten.

1. Klicken Sie auf den Link in dieser E-Mail, um den Account zu aktivieren.
2. Geben Sie Ihre personenbezogenen Daten ein und legen Sie ein Passwort fest.

Jetzt können Sie sich einloggen.

Log-In

Öffnen Sie Ihren Internetbrowser und rufen Sie https://onlyfy.io/accounts auf.

Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie auf „Login“.

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Passwort vergessen? Sie können dieses mittels der Schaltfläche „Passwort vergessen“ jederzeit selbst zurücksetzen.

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2. Dashboard

Nach dem Login werden Sie auf das Dashboard weitergeleitet. Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre aktuellen Aufgaben.

• Aufgaben (1): Sie können Aufgaben für sich selbst erstellen. Zum Beispiel für ausstehende Feedbacks. Wählen Sie hierzu eine Benachrichtigung aus oder erstellen Sie manuell eine Aufgabe.
• Benachrichtigungen (2): In diesem Abschnitt werden Ihnen In-App-Benachrichtigungen angezeigt. Zum Beispiel über neue Bewerbungen oder Kommentare, wo Sie getaggt wurden.
• Ausgewählte Statistiken (3)
• Jobs (4): Die bunten Kacheln bei dem jeweiligen Job zeigen Ihnen den Recruiting-Prozess an bzw. wie viele Kandidat·innen sich aktuell in welchem Schritt befinden. Die Statusabfolge ist selbstverständlich Definitionssache und wird beim Setup an Ihren Workflow angepasst. Durch einen Klick auf einen Job oder auf eine der bunten Kacheln darunter, kommen Sie auf eine entsprechend gefilterte Kandidat·innen-Liste.

3. Kandidat·innen-Liste

Alle Kandidat·innen auf einen Blick

Klicken Sie im Hauptmenü auf „Kandidat·innen“ um eine Liste aller Ihrer Bewerbenden jobübergreifend anzeigen zu lassen. Hier finden Sie standardmäßig auch die Initiativbewerbungen, da sich diese Personen auf keinen konkreten Job beworben haben.

Die Liste ist äußerst praktisch, um Ihre gesamte Datenbank nach interessanten Profilen zu durchsuchen. Da sich jede Person auf mehrere Stellen beworben haben könnte, werden hier Informationen, wie z.B. der Bewerbungsstatus, nicht angezeigt.

Bewerbungen auf einen konkreten Job

In der Kandidat·innen-Liste der einzelnen Jobs haben Sie die wichtigsten Daten stets im Überblick. Zusätzlich können Sie benutzerdefinierte Tags und eine erste Einschätzung vergeben (1-5 Sterne). Um die Liste aufzurufen gehen Sie zu „Jobs“ und klicken Sie auf den gewünschten Job.

Die Kandidat·innen-Liste lässt sich nach folgenden Kriterien auf- oder absteigend sortieren:

Sie können die Kandidat·innen-Liste mittels Filter noch weiter einschränken. Der Filter befindet sich auf der rechten Seite der Liste.

4. Bewerber·innen-Verwaltung

Kandidat·innen-Profil

Wenn Sie eine Person anklicken, öffnet sich das entsprechende Kandidat·innen-Profil. Hier können Sie alle bewerbungsrelevanten Daten abrufen, sowie zusätzliche Informationen hinterlegen.

Das Kandidat·innen-Profil ist immer nach demselben Schema aufgebaut. Auf der linken Seite sehen Sie die Stammdaten der Bewerbenden, Tags, Zusatz-Datenfelder (diese können wahlweise vom Bewerbenden selbst, oder der rekrutierenden Person ausgefüllt werden), sowie den originalen Lebenslauf.

Auf der rechten Seite werden Ihnen weitere Informationen zu(r) (den) Bewerbung(en), sowie anstehende Termine angezeigt. Darunter finden Sie eine Liste an Dokumenten, sowie eine Bewerbungshistorie inkl. Kommentarmöglichkeit.

Im Aktivitätsverlauf des Kandidat·innen-Profils können Sie sich mit Hilfe von Kommentaren direkt mit Ihren Kolleg·innen zu Bewerbenden austauschen oder Feedback anfordern.

Geben Sie hierzu im Kommentarfeld einer Aktivität eine Anmerkung ein und klicken Sie auf „Speichern“. Mit Hilfe eines „@“ gefolgt von einem Namen können Sie Ihren Kommentar gezielt an eine Person richten.

Statusänderung

Um den Status Ihrer Kandidat·innen im Recruiting-Prozess zu ändern, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Im Kandidat·innen-Profil: Öffnen Sie das Kandidat·innen-Profil, indem Sie auf die gewünschte Person klicken. Der Bewerbungsstatus wird in einem bunten Kachel unter „Aktive Bewerbungen“ (1) angezeigt.
  
  Wählen Sie zuerst in der Drop-Down-Liste (2) die gewünschte Bewerbung aus und klicken nun auf den Status (3). Im nächsten Fenster können Sie den neuen Status auswählen (4) und optional eine Begründung für Ihre Wahl angeben (5). Speichern Sie im letzten Schritt Ihre Eingaben (6).

• Beim jeweiligen Job unter „Ihre Kandidat·innen“: Passen Sie den Status Ihrer Talente direkt in der jobspezifischen Kandidat·innen-Liste an, indem Sie auf den Status klicken und wählen aus der Liste den gewünschten Status aus.

Nachrichten

Selbstverständlich können Sie den Kandidat·innen direkt eine Nachricht zukommen lassen, indem Sie unter „Aktivitäten / Nachrichten“ auf „Neue Nachricht“ (1) klicken.

Wenn bei dem Kandidaten oder der Kandidatin ein Job ausgewählt ist (2), dann können Sie direkt im Nachrichtenfenster auch den Status über das Drop-down-Menü aktualisieren (3).

Sie können hier aus benutzerdefinierten Nachrichtenvorlagen wählen und den Text vor dem Versand, bei Bedarf, anpassen. Ihre Signatur wird automatisch eingefügt. Zusätzlich können Sie der E-Mail Dateianhänge und einen Termin (z. B. für ein persönliches Gespräch) anhängen.

Wählen Sie für Termineinladungen den entsprechenden Menüpunkt aus und legen Sie die Eckdaten, wie Interviewzeitpunkt, Veranstaltungsort (z. B. vor Ort, Microsoft Teams, Zoom, Jitsi) und Teilnehmende fest. Wenn Sie die Kalender-Integration* aktiviert haben, können Sie direkt auf Ihren und den Kalender Ihrer Kolleg·innen zugreifen und Verfügbarkeiten einsehen.

Im Tab „Nachrichtenvorschau“ sehen Sie, wie die fertige Nachricht bei den Kandidat·innen ankommen wird.

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* Serviceleistungen abhängig von Ihrem gewählten Paket.

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Verfügbar in den Paketen onlyfy Prescreen, onlyfy Pro und onlyfy Ultimate: Falls Sie die Nachricht nicht sofort abschicken möchten, können Sie über die Funktion „Diese Nachricht später senden“ den Versandzeitpunkt einstellen. Bis dahin lässt sich die Nachricht jederzeit über das Kandidat·innen-Profil stornieren.

Sammelaktionen („Bulk Action“)

Möchten Sie den Status bei mehreren Kandidat·innen gleichzeitig ändern oder eine Nachricht an mehrere Personen gleichzeitig senden? Über die jobspezifische Kandidat·innen-Liste können Sie das ganz einfach auch für eine Vielzahl an Bewerbenden tun. Wählen Sie dazu die gewünschten Personen aus, indem Sie die Checkbox links neben dem Profilbild anklicken (1). Die verfügbaren Aktionen finden Sie anschließend hinter den drei Punkten (2).

Möchten Sie mehreren Kandidat·innen direkt eine Absage oder eine Information zum aktuellen Stand Ihrer Bewerbung senden? So klicken Sie einfach auf „Nachricht schreiben“ (3) und wählen die gewünschte Nachrichtenvorlage aus. Dank der verwendeten Platzhalter für die Kandidat·innen-Ansprache erhält jede Person eine individuelle Nachricht zugestellt.