Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie sowohl Ihre persönliche, als auch die Firmensignatur in nur wenigen Schritten erstellen und verwalten.

1. Signatur erstellen

Wir unterscheiden zwischen der Firmensignatur und der persönlichen Signatur. Die Firmensignatur wird von einer Person mit Admin-Rechten hinterlegt und kann nur von dieser geändert werden.

Haben Sie Admin-Rechte? So gehen Sie zu „Einstellungen“ (1) > „Nachrichten“ (2) > „Firmensignaturen“ (3) um die Firmensignatur zu bearbeiten (4).

Die persönliche Signatur kann jeder selbst ändern, wenn die entsprechende Berechtigung vom Admin erteilt wurde. Klicken Sie dazu auf Ihr Profilsymbol und anschließend auf „Mein Profil“ > „Persönliche Signatur bearbeiten“.

Falls Sie Ihre persönliche Signatur nicht ändern können, so kontaktieren Sie bitte Ihren Admin.

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Haben Sie Admin-Rechte?

Um die Berechtigungen zu prüfen, gehen Sie zu „Einstellungen“ (1) > „Zugriffsverwaltung“ (2) > „Berechtigungsgruppen“ (3), wählen die entsprechende Gruppe aus und klicken auf „Bearbeiten“ (4) > „Zugriff“ (5). Gehen Sie zu der Kategorie „Nachrichten“ (6) und aktivieren Sie die Option „können die persönliche Signatur verändern“ (7). Somit können nun die Personen dieser Gruppe die persönliche Signatur verändern.

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2. Signatur anpassen

Sie können sowohl die persönliche, als auch die Firmensignatur formatieren und an Ihr Corporate Design anpassen.

2.1 Formatierung

In der Menüleiste finden Sie die gängigsten Formatierungsoptionen.

2.2 Inhalte einfügen

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit Links, Bilder und Tabellen in Ihre Signatur einzufügen.

Verlinkungen

Platzieren Sie einen Link in Ihrer Signatur, indem Sie auf das Link-Symbol (1) klicken. Fügen Sie den Link in das Feld „URL“ (2) ein und definieren Sie unter „Text to display“ (3) den anzuzeigenden Text.

Bilder

Fügen Sie ein Bild mittels einem Link in Ihre Signatur ein. Klicken Sie dazu mit der Maus an die Stelle, wo das Bild stehen soll und wählen das Symbol für die Bildbearbeitung (1). Geben Sie nun im Feld „Source“ (2) die vollständige URL (https://...) des öffentlich gehosteten Bildes ein und speichern die Änderungen mit dem „Save“-Button (3).

Bitte beachten Sie, dass Ihr Bild nur dann über einen Onlinepfad (URL) verfügt, wenn dieses im Internet hochgeladen wurde. Falls Sie über keine URL verfügen, empfehlen wir, den Rat Ihrer IT-Verantwortlichen einzuholen.

Tabellen

Gerne können Sie auch eine Tabelle in Ihre Signatur einfügen. Ihnen steht eine breite Palette an Formatierungsoptionen zur Verfügung.

Platzhalter

Wir empfehlen Ihnen in Ihrer Signatur sogenannte Platzhalter zu verwenden, damit Ihre Daten, wie Name, Kontaktdaten, Position automatisch aus Ihrem Profil übernommen werden. Sollte sich später etwas ändern, so reicht es, wenn Sie die Daten in Ihrem Profil ändern. Ihre Signatur passt sich automatisch an.

Beliebte Platzhalter in Signaturen:

Platzhalter	Beschreibung
%firstname%	Ihr Vorname
%lastname%	Ihr Nachname
%position%	Ihre Position
%companyname%	Name der Firma
%phone%	Ihre Telefonnummer
%email%	Ihre E-Mail Adresse

3. Signatur in Nachrichten einfügen

Fügen Sie Signaturen in Nachrichten ein, indem Sie aus dem Drop-down-Menü „Signatur“ die gewünschte Signatur auswählen.