Im Bereich „Einstellungen“ können Benutzer·innen mit Admin-Rechten den Bewerbungsmanager selbst konfigurieren, Zugriffe, Prozesse und Integrationen verwalten. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Funktionen.

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Bitte beachten Sie, dass die Verfügbarkeit der einzelnen Funktionen von Ihrem gewählten Paket abhängt.

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Übersicht

Rufen Sie die „Einstellungen“ auf, indem Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (1) klicken. Anschließend sehen Sie in der Übersicht Ihre Unternehmensdaten inkl. Logo und die verfügbaren Job-Slots.

Verfügbare Aktionen:

• Logo ändern (2): Klicken Sie auf das Bild, um Ihr Logo hochzuladen oder zu ändern.
• Unternehmensdaten ändern (3): Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um den Unternehmensnamen, die Unternehmensgröße, Website, E-Mail, Telefon und Adresse anzugeben oder zu ändern.
• Mehr Job-Slots beantragen (4): Klicken Sie auf „Mehr Jobs“, um weitere Job-Slots anzufordern.

Zugriffsverwaltung

In den einzelnen Menüs im Bereich „Zugriffsverwaltung“ können Sie folgende Aktionen durchführen:

• „Benutzer“: Vergeben Sie in diesem Bereich Zugriffe für Ihre Kolleg·innen und bearbeiten Sie aktive Benutzer·innen.
• „Recruiter-Teams“: Erstellen Sie Recruiter-Teams, um die Zusammenarbeit für verschieden Teams zu erleichtern.
• „Institutionen“: Bilden Sie Niederlassungen, Tochterfirmen oder unterschiedliche Bereiche im onlyfy Bewerbungsmanager über „Institutionen“ gesondert ab.
• „Berechtigungsgruppen“: Berechtigungsgruppen gestatten es Ihnen, Zugriffsrechte sowie Benachrichtigungsoptionen für Ihre unterschiedlichen Nutzersegmente zu spezifizieren. Auf dieser Seite können Sie bestehende Berechtigungsgruppen modifizieren oder neue erstellen. 

Datenschutz

Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Recruiting-Prozess DSGVO-konform zu gestalten. Im Bereich „Datenschutz“ finden Sie folgende Informationen und Einstellungsoptionen:

• Informationen zu den Datenschutzhinweisen und Datenschutzdokumente
• Optionen zur bewerbungsbezogenen und zur längeren Datenspeicherung
• Informationen zur Datenverarbeitung von onlyfy 
• Informationen zur Datenverarbeitung Ihres Unternehmens
• Datenschutzkontakt Ihres Unternehmens

Bewerbungen

Sie finden alle Einstellungsoptionen rundum Bewerbungen im Bereich „Bewerbungen“.

• „Bewerbungseinstellungen“: Erlauben Sie hier Initiativbewerbungen, aktivieren Sie CAPTCHA, um Spam Bewerbungen zu verhindern und passen Sie die Einstellungen zur Registrierung von Kandidat·innen an.
• „Bewerbungsprozess“: Entscheiden Sie, welche Schritte Bewerbende durchlaufen, indem Sie die Bewerbungsprozesse für Ihre offenen Stellen individuell nach Bedarf erstellen.
• „Bewerberquellen“: Wenn Sie die Kandidat·innen nach der Bewerberquelle fragen, können Sie in diesem Bereich die Bewerberquellen definieren.
• „Recruiting-Prozess“: Der Recruiting-Prozess stellt dar, welche Schritte eine Bewerbung von der Erstellung bis zur finalen Entscheidung durchläuft. Wir stellen Ihnen einen standardisierten Recruiting-Prozess zur Verfügung, doch Sie können auch eigene Recruiting-Prozesse erstellen.
• „Zusatzfragen“: Erstellen Sie Zusatzfragen, um spezielle Informationen, Dokumente oder Videos von Kandidat·innen zu erhalten.
• „Fragebögen“: Erstellen Sie aus mehreren Zusatzfragen ein Fragebogen.
• „Tags des·der Kandidat·in“: Markieren Sie interessante Bewerbungen mit der Tagging-Funktion und erstellen Sie aus den vielsprechenden Bewerber·innen Ihre eigene, strukturierte Übersicht im onlyfy Bewerbungsmanager. Legen Sie die Tags dazu in diesem Bereich an.
• „E-Mail-Bewerbungen“: E-Mail-Bewerbungen erlauben Ihnen und Kandidat·innen Bewerbungen an ein E-Mail-Postfach zu senden. Es gibt ein Postfach für Initiativbewerbung, das Sie in dieser Übersicht finden und jeweils eines für jeden Job (wird in dem jeweiligen Job angezeigt).
  Falls es bei der Zustellung von E-Mail-Bewerbungen zu Problemen kommt, so werden Ihnen diese ebenfalls in dieser Übersicht angezeigt.

Jobs

Folgende Einstellungen können Sie im Bereich „Jobs“ bearbeiten:

• „Job-Vorlagen“: Nutzen Sie unsere Standard-Vorlagen oder erstellen Sie in diesem Bereich neue Vorlagen für Ihre Jobs.
• „Zusatz-Datenfelder“: Erstellen Sie Zusatz-Datenfelder, um zusätzliche Informationen bezüglich Ihrem Job zu sammeln.
• „Kundenspezifische Jobbörsen“: Ist eine Jobbörse nicht im Bewerbungsmanager integriert, so können Sie eine kundenspezifische Jobbörse erstellen, indem Sie die Daten der benötigten Jobbörse hinterlegen. So können alle Daten direkt aus dem Bewerbungsmanager per E-Mail an Ihre jeweilige Kontaktperson weitergeleitet werden.

Nachrichten

Definieren Sie in diesem Bereich die Nachrichten-Einstellungen für Ihr Unternehmen.

• „Nachrichten-Einstellungen“: Definieren Sie hier die allgemeinen Nachrichten-Einstellungen, wie Signaturen, Dateianhänge oder Tracking.
• „Nachrichten-Vorlagen“: Nutzen Sie unsere Standard-Vorlagen oder erstellen Sie Ihre eigenen Nachrichten-Vorlagen.
• „Benachrichtigungen an Bewerber“: In diesem Bereich finden Sie die automatischen Systemnachrichten an Ihre Bewerber·innen. 
• „Firmensignaturen“: In diesem Bereich können Sie die allgemeine Firmensignatur verwalten.

Active sourcing

Active Sourcing ermöglicht die eigenständige Suche und Ansprache von Kandidat·innen für Ihre Vakanz. In diesem Bereich finden Sie dementsprechend alle Informationen zum onlyfy Talent Hub, zu XING Profilen und Besucher·innen Ihrer Stellenanzeigen.

Integration

Integrationen nennen wir Lösungen von Drittanbietern oder von onlyfy, die Sie Ihrem Account hinzufügen können. Folgende Integrationen stehen Ihnen zur Verfügung:

• „Kandidaten-Center“: Das Kandidaten-Center ist eine von uns bereitgestellte, für mobile Geräte optimierte Karriere-Seite, welche Ihnen nicht nur ermöglicht Ihre offenen Stellen strukturiert auf einer Seite anzuzeigen, sondern auch diese zu durchsuchen oder zu filtern. Den Link zur Ihrem individuellen Kandidaten-Center finden Sie in diesem Bereich.
• „Website-Widget“: Das Website-Widget integriert sich nahtlos in Ihre Webseite und zeigt automatisch alle veröffentlichten Jobs, sowie eine Filter- und Suchleiste. In diesem Bereich finden Sie Ihren Widget-Code und eine Vorschau.
• „Widget-Konfiguration“: In diesem Bereich können Sie Ihr Website-Widget konfigurieren.
• „Job Feed“: Der Job Feed ist die flexibelste Art um Jobs auf Ihrer Karriere-Webseite einzubinden. Es erlaubt Ihnen auf alle publizierten Jobs zuzugreifen und ermöglicht eine komplett individualisierte Einbindung der Jobs auf Ihrer Webseite. Da die Integration technisches Fachwissen voraussetzt fragen Sie bitte auch Ihre internen Administratoren um Hilfe. 
• „REST API“: Mit unserer leistungsstarken REST-API können Sie mit einfachen HTTPS-Abfragen Daten von und an den onlyfy Bewerbungsmanager senden und die Antworten einsehen.
• „Single Sign-On“: Single Sign-on (SSO) ermöglicht es Nutzer·innen sich im Bewerbungsmanager mit einem bestehenden Account einzuloggen. Wir nutzen SAML SSO um einen sicheren und standardisierten Authentifizierungsmechanismus zu garantieren. Hier können Sie mehrere SAML 2.0 Identity Provider hinzufügen und verwalten. 
• „XING Integration“: Verbinden Sie Ihren onlyfy Account mit Ihrem XING Profil. Folgendes können Sie dann tun: mit dem XING TalentManager nach Talenten suchen, XING Profile Ihrer Kandidat·innen ansehen und Stellenanzeigen auf XING veröffentlichen.
• „HR-BA-XML Integration“: Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeigen in Deutschland über die Job-Plattform der Bundesagentur für Arbeit. Durch die direkte Anbindung im onlyfy Bewerbungsmanager ist dies mit nur wenigen Klicks möglich. Um die Integration einzurichten, geben Sie die entsprechenden Daten hier ein.
• „Linkedin Integration“: Sie können Ihren Kandidat·innen eine Bewerbung mit dem LinkedIn Profil erlauben. Bitte beachten Sie, dass LinkedIn nur die Übernahme der folgenden Daten erlaubt: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse.
• „Kalender“: Unsere Kalenderintegration ermöglicht die Echtzeit-Verfügbarkeitsvorschau von Ressourcen und Kontakten. Die Kalender-Integration in onlyfy wird von Cronofy Ltd. bereitgestellt, einem API-Service für Terminplanung. Cronofy unterstützt Exchange-, Outlook-, Office 365-, G-Suite- (Google Apps for Business) und Apple iCloud-Kalenderdienste.
• „Feedback“: Fordern Sie Bewertungen von Kandidat·innen und Mitarbeiter·innen an, empfangen und evaluieren Sie Feedback direkt im Bewerbungsmanager. Durch Einsatz eines Platzhalters können Sie die Links zu den Bewertungsformularen in Ihre Nachrichten integrieren. Die empfangenen Bewertungen können Sie in der Sektion "Berichte" ansehen.
  Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit den Bewerbungsmanager mit kununu zu verbinden, um die Bewertungen auch automatisch auf kununu zu veröffentlichen.
• „WhatsApp Integration“: Mit unserer WhatsApp-Integration haben Kandidat·innen die Möglichkeit sich auf Ihre Jobs über WhatsApp zu bewerben. 

Verrechnung

Unter „Verrechnung“ finden Sie alles rundum Ihre Rechnungsinformationen.

• „Rechnungen“: Hier finden Sie Ihre Rechnungen.
• „Jobbörsen-Rechnungsinformationen“: In diesem Bereich können Sie die Rechnungsinformationen für Ihre Jobbörsen hinterlegen.
• „Jobbörsen-Buchungen“: In dieser Ansicht werden Ihnen die getätigten Jobbörsen-Buchungen angezeigt.

Automatisierte Workflows

Automatisierte Workflows bieten Ihnen die Möglichkeit ganze Prozessabläufe regelbasiert und vollautomatisch ausführen zu lassen. Durch das Festlegen von Auslösern, Bedingungen und Aktionen können Sie eine ganze Kette von Arbeitsschritten selbstständig ablaufen lassen. Zusätzlich können Sie einzelne Bedingungen miteinander verketten und den Recruiting-Prozess so noch weiter optimieren. Neben unseren Standard-Workflows haben Sie auch die Möglichkeit eigene Workflows zu erstellen.