onlyfy bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten mit Ihren Talenten zu kommunizieren. Dank unserer automatischen Benachrichtigungen können Sie nicht nur mehr Transparenz schaffen, sondern auch Routineaufgaben automatisieren und haben somit mehr Zeit für andere wichtige Recruiting-Aufgaben.
Benachrichtigungen an Bewerber·innen verwalten
Personen mit Admin-Rechten finden die automatisierten Benachrichtigungen in den Einstellungen (1) unter „Nachrichten“ (2) > „Benachrichtigungen an Bewerber“ (3).
- Typ (4): In dieser Spalte sehen Sie die Art der Benachrichtigung.
- E-Mail-Betreff (5): Hier wird der Betreff der E-Mail angezeigt, die an die Bewerbenden gesendet wird.
- E-Mail-Text (6): Der E-Mail-Text wird hier angezeigt.
Alle drei Informationen sehen Sie im Detail, wenn Sie ― je Benachrichtigungstyp ― entweder auf „Bearbeiten“ (7) oder „Anzeigen“ (8) klicken.
Wir unterscheiden zwischen drei Benachrichtigungstypen:
- Individuell anpassbare Benachrichtigungen
- Benachrichtigungen ohne der Möglichkeit zur individuellen Anpassung
- Standardisierte Benachrichtigungen, die manuell ausgelöst werden
Individuell anpassbare Benachrichtigungen
Folgende Benachrichtigungen können Sie selbst aktivieren oder deaktivieren, indem Sie auf „aktiv“ (1) oder „inaktiv“ klicken:
- „Benachrichtigung zum Bewerbungsstart“
- „Benachrichtigung zum Abschluss der Bewerbung“
- „Bestätigungsmail bei Beantragung des Löschbegehrens“
- „Bestätigungsmail bei Widerruf des Löschbegehrens“
- „Bestätigungsmail bei Löschung der persönlichen Daten im Zuge des Löschbegehrens“
Passen Sie die Benachrichtigung individuell an, indem Sie auf „Bearbeiten“ (2) klicken. Nun können Sie den Betreff (3), den Text (4) und die Kopfzeile (5) der E-Mail-Benachrichtigung bearbeiten.
Wenn Sie den Text auf die Standardeinstellung zurücksetzen möchten, so klicken Sie auf „Zurücksetzen“ (6).
Benachrichtigungen ohne der Möglichkeit zur individuellen Anpassung
Folgende Benachrichtigungen werden seit Dezember 2023 automatisch an Talente geschickt, sobald ein Profil in onlyfy erstellt wurde:
- „Benachrichtigung zur Profilerstellung bei E-Mail-Bewerbungen“
- „Benachrichtigung über manuell angelegte Kandidatenprofile“
Wir haben diesen Schritt automatisiert, um es einfacher zu machen, die rechtlich geltenden Informationspflichten einzuhalten und den Bewerbungsprozess für alle Talente transparent zu gestalten.
Klicken Sie auf „Anzeigen“, um den Text der Benachrichtigung anzeigen zu lassen. Bitte beachten Sie, dass diese Texte nicht verändert werden können.
Standardisierte Benachrichtigungen, die manuell ausgelöst werden
Folgende Benachrichtigungen werden erst dann automatisch verschickt, wenn entsprechende Aktionen ausgeführt werden:
- „Einladung zu einem Fragebogen“ (Aktion: Kandidat·in kontaktieren > „Zu Fragebogen einladen“)
- „Angebot für die verlängerte Datenspeicherung“ (Aktion: Kandidat·in kontaktieren > „Längere Datenspeicherung anbieten“). Ausnahme: Diese Benachrichtigung wird auch dann automatisch versendet, wenn die Einstellung „Längere Datenspeicherung 2 Wochen vor der Löschfrist automatisch anbieten“ aktiviert ist.
Dementsprechend brauchen Sie diese Benachrichtigungen nicht in den Einstellungen zu aktivieren oder zu deaktivieren, da sie nur versendet werden, wenn die dazugehörige Aktion durchgeführt wurde oder aktiviert ist.
Diese Benachrichtigungen können Sie individuell anpassen, indem Sie auf „Bearbeiten“ (1) klicken. Nun können Sie den Betreff (2), den Text (3) und die Kopfzeile (4) der E-Mail-Benachrichtigung bearbeiten.
Wenn Sie den Text auf die Standardeinstellung zurücksetzen möchten, so klicken Sie auf „Zurücksetzen“ (5).
Platzhalter
Platzhalter (engl. placeholder) sind Elemente, mit denen dynamische Inhalte dargestellt werden. Zum Beispiel repräsentiert im Bewerbungsmanager der Platzhalter %lastname% den Nachnamen. Wenn Sie diesen Platzhalter in Ihre Nachrichten einfügen, so wird in jeder Nachricht automatisch der Nachname des Kandidaten oder der Kandidatin eingefügt.
Platzhalter ermöglichen es Ihnen auch Vorlagen vorzubereiten, deren Inhalte sich automatisch an die jeweiligen Kriterien anpassen. Aus diesem Grund enthalten die automatischen Benachrichtigungen an Bewerbende auch Platzhalter.
In der folgenden Tabelle sehen Sie die Platzhalter, die in den Benachrichtigungen benutzt werden. Bitte beachten Sie, dass je nach Thema die Platzhalter in den verschiedenen Benachrichtigung unterschiedlich sein können.
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
|
%Dear/Formal% |
Sehr geehrte oder Sehr geehrter je nach Geschlecht |
| %Dear/Informal% | Liebe oder Lieber je nach Geschlecht |
| %Mr/Ms% | Herr oder Frau je nach Geschlecht |
| %firstname% | Vorname |
| %lastname% | Nachname |
| %companyname% | Name des Unternehmens |
| %applicationUrl% | Link für Kandidat·innen zur eigenen Bewerbung |
| %taskInviteUrl% | Link zum Fragebogen |
| %candidateCenterLink% | Link zum Kandidat·innen-Center |
| %userRemoveDataLink% | Link zur Löschung des Kandidat·innen-Profils |
| %autoRemovalDisclosure% | Auskunft über automatische Datenlöschung |
| %daysUntilRemoval% | Anzahl der Tage bis ein Kandidat·in-Profil aus onlyfy Bewerbungsmanager entfernt wird |
| %dataRetentionPeriod% | Frist der Datenspeicherung |
| %dataRetentionExtensionLink% | Link für die erweiterte Datenspeicherung |
| %dateOfRequest% | Datum, an dem eine Person das Löschbegehren beantragt oder widerrufen hat |
| %deletionDate% | Datum der Datenlöschung |
| %dpoName% | Name des Datenschutzkontaktes Ihres Unternehmens |
| %dpoEmail% | E-Mail-Adresse des Datenschutzkontaktes Ihres Unternehmens |
| %privacyPolicyLink% | Link zur Datenschutzrichtlinie |
| <Zum Profil btn> | Link für Kandidat·innen zum eigenen Profil |
Benachrichtigungstypen im Bewerbungsmanager
Benachrichtigung zum Bewerbungsstart
| Beschreibung | Kandidat·innen erhalten diese E-Mail, wenn sie via Bewerbungsformular eine Bewerbung beginnen. |
|---|---|
| Anpassungen | Sie können den Betreff, den Text und die Kopfzeile der Benachrichtigung bearbeiten. |
| E-Mail-Betreff | Im Bewerbungsverfahren bei %companyName% |
| Text der Benachrichtigung |
Hallo %firstname% %lastname%, herzlich willkommen zu unserem Bewerbungsverfahren. Um Ihre Informationen zu vervollständigen, rufen Sie bitte Ihre Bewerbung auf. Freundliche Grüße |
| E-Mail Kopfzeile | Einführung |
Benachrichtigung zum Abschluss der Bewerbung
| Beschreibung | Kandidat·innen erhalten diese E-Mail, wenn sie via Bewerbungsformular eine Bewerbung abgeschlossen haben. |
|---|---|
| Anpassungen | Sie können den Betreff, den Text und die Kopfzeile der Benachrichtigung bearbeiten. |
| E-Mail-Betreff | Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei %companyName% |
| Text der Benachrichtigung |
Hallo %firstname% %lastname%, Sie haben Ihre Bewerbung bei %companyName% abgeschlossen. Wir werden Ihre Bewerbungsunterlagen prüfen und Sie schnellstmöglich kontaktieren. Gibt es Informationen, die Sie noch bearbeiten möchten, können Sie das stets in ihrem Kandidatenprofil nachholen. Freundliche Grüße |
| E-Mail Kopfzeile | Abschluss |
Benachrichtigung zur Profilerstellung bei E-Mail-Bewerbungen
| Beschreibung |
Kandidat·innen, die sich auf einem der folgenden Bewerbungswege beworben haben, erhalten automatisch diese E-Mail, wenn ihr Profil in onlyfy erstellt wurde:
|
|---|---|
| Anpassungen | Betreff und Text der Benachrichtigung können nicht bearbeitet werden. |
| E-Mail-Betreff | Ihr Kandidat·innen-Profil |
| Text der Benachrichtigung |
Hallo [contact-firstname] [contact-surname], wir möchten Sie darüber informieren, dass Ihr persönliches Kandidat·innen-Profil auf der Plattform onlyfy (by XING) erstellt wurde. Damit haben Sie volle Kontrolle über Ihre Bewerbung bei {%company%} und können jederzeit den aktuellen Status einsehen. Klicken Sie einfach auf Zum Profil, um direkt zu Ihrem Kandidat·innen-Profil zu gelangen und eventuelle Anpassungen vorzunehmen. <Zum Profil btn> Bei Ihrem ersten Besuch haben Sie auch die Möglichkeit, Ihr Passwort nach Ihren Wünschen anzupassen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung. Es gelten die AGB der Plattform. |
Einladung zu einem Fragebogen
| Beschreibung | Kandidat·innen erhalten diese E-Mail, wenn sie zu einem Fragebogen eingeladen werden. |
|---|---|
| Anpassungen | Sie können den Betreff, den Text und die Kopfzeile der Benachrichtigung bearbeiten. |
| E-Mail-Betreff | Zusätzliche Fragen von %companyName% |
| Text der Benachrichtigung |
Hallo %firstname% %lastname%, um Ihre Bewerbung bei %companyName% weiter bearbeiten zu können, bitten wir Sie darum, zusätzliche Fragen zu beantworten. Freundliche Grüße |
| E-Mail Kopfzeile | Fragebogen |
Benachrichtigung über manuell angelegte Kandidatenprofile
| Beschreibung | Manuell angelegte Kandidat·innen erhalten über die Profil-Erstellung automatisch diese E-Mail-Benachrichtigung. |
|---|---|
| Anpassungen | Betreff und Text der Benachrichtigung können nicht bearbeitet werden. |
| E-Mail-Betreff | Ihr Kandidat·innen-Profil |
| Text der Benachrichtigung |
Hallo [contact-firstname] [contact-surname], wir möchten Sie darüber informieren, dass Ihr persönliches Kandidat·innen-Profil auf der Plattform onlyfy (by XING) erstellt wurde. Damit haben Sie volle Kontrolle über Ihre Bewerbung bei {%company%} und können jederzeit den aktuellen Status einsehen. Klicken Sie einfach auf Zum Profil, um direkt zu Ihrem Kandidat·innen-Profil zu gelangen und eventuelle Anpassungen vorzunehmen. <Zum Profil btn> Bei Ihrem ersten Besuch haben Sie auch die Möglichkeit, Ihr Passwort nach Ihren Wünschen anzupassen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung. Es gelten die AGB der Plattform. |
Angebot für die verlängerte Datenspeicherung
| Beschreibung |
Diese E-Mail wird in den folgenden Fällen verschickt:
|
|---|---|
| Anpassungen | Sie können den Betreff, den Text und die Kopfzeile der Benachrichtigung bearbeiten. |
| E-Mail-Betreff | Zeit bis zur Profilentfernung bei %companyName% |
| Text der Benachrichtigung |
Hallo %firstname% %lastname%, wir erinnern Sie daran, dass Ihr Kandidatenprofil bei %companyName% und alle enthaltenen persönlichen Informationen binnen %daysUntilRemoval% Tagen automatisch entfernt werden. Sollten Sie Ihr Profil zu Zwecken der Wahrnehmung anderer Stellenangebote bei %companyName% beibehalten wollen, können Sie einer verlängerten Aufbewahrungsfrist von %dataRetentionPeriod% zustimmen. %dataRetentionExtensionLink% Haben Sie Fragen in Bezug auf die DSGVO, bitten wir Sie, sich an Ihre Kontaktperson bei %companyName% zu wenden. Freundliche Grüße |
| E-Mail Kopfzeile | Profil prüfen |
Bestätigungsmail bei Beantragung des Löschbegehrens
| Beschreibung | Kandidat·innen erhalten diese E-Mail bei Beantragung des Löschbegehrens. |
|---|---|
| Anpassungen | Sie können den Betreff, den Text und die Kopfzeile der Benachrichtigung bearbeiten. |
| E-Mail-Betreff | Löschbegehren angefordert bei %companyName% |
| Text der Benachrichtigung |
Hallo %firstname% %lastname%, Hiermit bestätigen wir, dass Sie Ihr Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO am %dateOfRequest% in Anspruch genommen haben. Auf Grund von Art 17 (3) DSGVO speichern wir Ihre Daten bis zum %deletionDate% gemäß den in der Datenschutzrichtlinie für Kandidaten von %companyName% festgelegten Bedingungen. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte %dpoName% %dpoEmail% bei %companyName%. Es sind keine weiteren Maßnahmen von Ihnen erforderlich. Freundliche Grüße |
| E-Mail Kopfzeile | Löschbegehren beantragt |
Bestätigungsmail bei Widerruf des Löschbegehrens
| Beschreibung | Kandidat·innen erhalten diese E-Mail bei Widerruf des Löschbegehrens. |
|---|---|
| Anpassungen | Sie können den Betreff, den Text und die Kopfzeile der Benachrichtigung bearbeiten. |
| E-Mail-Betreff | Löschbegehren widerrufen bei %companyName% |
| Text der Benachrichtigung |
Hallo %firstname% %lastname%, Hiermit wird bestätigt, dass der Antrag auf Löschung Ihrer Daten vom %dateOfRequest% widerrufen wurde. Bitte melden Sie sich für weitere Aktionen in Ihrem Profil an. Freundliche Grüße |
| E-Mail Kopfzeile | Löschbegehren widerrufen |
Bestätigungsmail bei Löschung der persönlichen Daten im Zuge des Löschbegehrens
| Beschreibung | Kandidat·innen erhalten diese E-Mail bei Löschung der persönlichen Daten im Zuge des Löschbegehrens. |
|---|---|
| Anpassungen | Sie können den Betreff, den Text und die Kopfzeile der Benachrichtigung bearbeiten. |
| E-Mail-Betreff | Bestätigung der Löschung Ihrer persönlichen Daten |
| Text der Benachrichtigung |
Hallo %firstname% %lastname%, Hiermit informieren wir Sie, daß Ihre persönlichen Daten im Zuge Ihres am %dateOfRequest% gestellten Löschbegehrens gemäß Art. 17 DSGVO gelöscht wurden. Es sind keine weiteren Maßnahmen von Ihnen erforderlich. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte %dpoName% %dpoEmail% bei %companyName%. Freundliche Grüße |
| E-Mail Kopfzeile | Löschbegehren |