Im Kandidat·innen-Profil finden Sie alle wichtigen Informationen zu Ihren Bewerbenden. Sichten Sie die Stammdaten und Dokumente, erstellen Sie Termine oder tauschen Sie sich mit Ihren Kolleg·innen zu den einzelnen Bewerbungen aus. Erfahren Sie alle Details in diesem Artikel.
Profil-Typen
Im XING Jobs Account werden zwei Arten von Profil-Typen unterschieden:
- Kandidat·innen, die Ihre Bewerbung auf eine Stellenanzeige per Sofort-Bewerbung abgeschickt haben, wird automatisch ein Profil angelegt.
- Personen, die Ihnen empfohlen werden oder die Ihre Stellenanzeigen besucht haben, haben ein XING Profil, welches Sie direkt im XING Jobs Account einsehen können. Enthalten in den Paketen Core, Pro, Ultimate!
Um das Profil aufzurufen, öffnen Sie eine Stellenanzeige und wählen Sie im Bereich „Ihre Kandidat·innen“ oder „Profil-Vorschläge“ die gewünschte Person aus. Klicken Sie auf die Zeile und es öffnet sich das Kandidat·innen-Profil.
In den nächsten Abschnitten schauen wir uns diese zwei Kandidat·innen-Profile im Detail an.
XING Profil
Das XING Profil enthält unter anderem folgende Informationen, je nachdem, welche Daten die betreffende Person angegeben hat:
- Berufliche Erfahrung
- Ausbildung
- Qualifikationen
- Auszeichnungen
- Interessen
- Organisationen
- Sprachen
- Job-Wünsche
- Kontaktinformationen
Daneben wird auch die Wechselmotivation angezeigt. Diese zeigt die Interesse der Person an einem neuen Job.
Bewerber·innen-Profil
Das Kandidat·innen-Profil Ihrer Bewerber·innen ist wie folgt, aufgeteilt:
- Auf der linken Seite sehen Sie die Stammdaten der Bewerbenden, Zusatz-Datenfelder, sowie den Lebenslauf.
- Auf der rechten Seite werden Ihnen weitere Informationen zur Bewerbung / zu den Bewerbungen, sowie anstehende Termine angezeigt. Darunter finden Sie eine Liste an Dokumenten, sowie eine Bewerbungshistorie inkl. Kommentarmöglichkeit.
In der oberen Menüleiste stehen Ihnen die folgenden, allgemeinen Funktionen zur Verfügung:
Drucken Sie das gewünschte Profil einfach über den Bewerbungsmanager aus.
Herunterladen
Laden Sie Dokumente oder das gesamte Kandidat·innen-Profil als PDF-Datei runter, indem Sie eines der folgenden Aktionen durchführen:
- „PDF Dateien zusammenfügen“: Laden Sie die unterschiedlichen Dokumente der Person in einer Datei runter. Bitte beachten Sie, dass die Funktion nur angezeigt wird, wenn mehr als zwei PDF-Dateien ins Kandidat·innen-Profil hochgeladen wurden.
- „Kandidatenprofil herunterladen“: Mit dieser Option können Sie auch das Kandidat·innen-Profil inklusive der Kontakt- und Zusatzinformationen, berufliche Erfahrung, Ausbildung, Zusatz-Datenfelder, Anschreiben als PDF-Dokument runterladen.
- „Anonymes Kandidatenprofil herunterladen“: Möchten Sie Bewerbungen anonym oder extern weitergeben? Laden Sie das Kandidat·innen-Profil über dieses Button runter und die persönlichen Daten, wie Name, Geburtsdatum usw., werden nicht angezeigt.
- „Persönliche Daten herunterladen“: Mit dieser Funktion können Sie alle Daten und Dokumente der jeweiligen Person inklusive der Zusatz-Datenfelder und einem Datei in JSON-Format auf Ihrem Computer speichern. Bitte beachten Sie, dass die Dokumente komprimiert im ZIP-Format zur Verfügung gestellt werden. Zum Öffnen der Dokumente benötigen Sie ein entsprechendes Programm auf Ihrem Computer. Bei Fragen zu dem Programm, kontaktieren Sie bitte Ihre interne IT-Abteilung.
Einem Job zuordnen
Ist ein·e Kandidat·in auch für eine andere Stelle qualifiziert? Ordnen Sie mit dieser Funktion einer Person einen anderen Job zu. Wählen Sie dazu den entsprechenden Job von der Liste (1) aus und aktivieren bei Bedarf die folgenden Felder:
- „Dateien von vorhandener Bewerbung kopieren“ (2): Möchten Sie die Dokumente aus einer anderen Bewerbung übernehmen, so aktivieren Sie dieses Feld und wählen aus der Liste den entsprechenden Job aus (3). Zusätzlich können Sie auch das Anschreiben von einem, der von Ihnen ausgewählten Jobs, mitnehmen (4).
- „Vorhandene Bewerbung zurückziehen“ (5): Möchten Sie eine andere Bewerbung zur gleichen Zeit zurückziehen, so aktivieren Sie dieses Feld und wählen den entsprechenden Job aus (6).
Speichern Sie Ihre Auswahl mit „Bestätigen“ (7).
Kontaktieren
Möchten Sie Ihren Bewerber·innen einen interessanten Job in Ihrem Unternehmen empfehlen, so schicken Sie ihnen eine Nachricht inklusive dem Link zur Bewerbung, indem Sie hier auf „Zur Bewerbung einladen“ klicken (1). Wählen Sie aus der Liste die entsprechende Stelle aus (2) und schreiben Sie eine persönliche Nachricht (3).
Schließen
Mit diesem Button schließen Sie das Kandidat·innen-Profil.
Bewerbungsart
Bewerben sich Ihre Kandidat·innen via XING Sofort-Bewerbung, so wird dieses Profil oben links mit einem XING-Icon gekennzeichnet.
Name & Foto
In diesem Abschnitt sehen Sie den Namen und das Foto von Ihrem Kandidaten oder Ihrer Kandidatin. Falls kein Foto hinterlegt wurde, ist nur das Monogramm der Person zu sehen. Möchten Sie ein Profilbild hochladen, so klicken Sie auf dieses Monogramm.
Das Feld „Tags bearbeiten“ ist derzeit ohne Funktion.
Persönliche Notiz
Notieren Sie sich hier Informationen zu der jeweiligen Person. Dieses Feld ist nur für Sie sichtbar. Bitte auf das Speichern nicht vergessen.
Stammdaten
In diesem Bereich werden die Kontaktdaten und Sprachkenntnisse der Bewerbenden angezeigt. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ (1) um Daten hinzuzufügen oder zu ändern (2). Zusätzlich können Sie auch den Link zum XING Profil oder weitere relevante URLs/Links (3) hinterlegen.
Zusatz-Datenfelder
Im Kandidat·innen-Profil können Sie mithilfe der Zusatz-Datenfelder folgende zwei Informationen speichern:
- Frühester Eintrittstermin
- Gehaltsvorstellung
Klicken Sie auf „Hinzufügen“ (1), wählen Sie eine Frage aus der Liste (2) und geben Sie die Antwort in die nächste Zeile ein (3). Am Ende speichern Sie Ihre Eingaben durch Anklicken der jeweiligen Schaltfläche (4).
Lebenslauf
In diesem Bereich sehen Sie den Lebenslauf Ihrer Kandidat·innen. Sie können den Lebenslauf als PDF-Dokument ansehen oder als standardisierten Lebenslauf, indem Sie den Regler daneben nach rechts schieben.
Über „Neue Datei importieren“ können Sie einen Lebenslauf auch manuell hochladen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall folgende, bestehende Daten überschrieben werden:
- Berufliche Erfahrung
- Ausbildung
- Kompetenzen
- Sprachen
- Qualifikationen
- Auszeichnungen
- Organisationen
Über die Schaltfläche „Herunterladen“ können Sie den Lebenslauf auch herunterladen.
Aktive Bewerbungen
Unter „Aktive Bewerbungen“ finden Sie die Bewerbungen Ihrer Kandidat·innen. Über das Drop-Down-Menü (1) können Sie auswählen, ob Sie alle oder nur eine bestimmte Bewerbung anzeigen lassen möchten.
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Bitte beachten Sie, dass sich die, in der rechten Spalte angezeigten Informationen, immer auf die ausgewählte Bewerbung beziehen. Fehlen Ihnen Informationen aus dem Aktivitätsverlauf? So wählen Sie im Menü „Alle Bewerbungen anzeigen“ aus, um alle Informationen anzeigen zu lassen.
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Folgende Informationen sehen Sie zu den Bewerbungen:
- Status im Recruiting-Prozess (2)
Hier wird der Status in Ihrem Recruiting-Prozess angezeigt, wo sich die jeweilige Person aktuell befindet. Klicken Sie auf das Kästchen um den Status zu ändern: geben Sie nun den neuen Status sowie — falls gewünscht — eine Begründung für Ihre Entscheidung an. Speichern Sie anschließend die Änderung. - Bewerberquelle und Datum der Bewerbung (3)
Falls die Bewerberquelle automatisch erfasst werden konnte, so wird in diesem Bereich die Quelle angezeigt. Andernfalls steht hier nur „unbekannt“. Fahren Sie mit der Maus über das Datum und Ihnen werden weitere Informationen, wie der Akquisitionskanal XING Instant Apply, angezeigt. - Bewerbung zurückziehen (4)
Hat sich Ihr·e Kandidat·in umentschieden? Sie können die Bewerbung manuell zurückziehen, indem Sie auf den durchgestrichenen O klicken.
Dateianhänge
In diesem Abschnitt werden die Dokumente Ihrer Kandidat·innen angezeigt. Laden Sie weitere Dokumente hoch, indem Sie entweder auf „Hinzufügen“ (1) klicken oder per Drag & Drop auf das Feld „Dateianhänge“ (2) ziehen. Sie können gerne mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.
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Haben Sie Probleme beim Hochladen von Dokumenten?
Oft sind Dateien beschädigt oder unzulässig formatiert und werden so vom System nicht erkannt. Versuchen Sie folgenden Lösungsvorschlag: öffnen Sie das Dokument in Ihrem Wunschprogramm und wählen Sie beim Drucken die Option „Als PDF drucken“ aus. Das Dokument wird so korrekt gespeichert und sollte problemlos hochgeladen werden können.
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Bei Dateien, die Sie selbst hochladen, können Sie zusätzlich definieren, ob diese nur intern oder auch für die jeweilige Person sichtbar sein soll. Klicken Sie auf das Augensymbol um die gewünschte Einstellung auszuwählen (1).
Weitere Optionen in diesem Bereich:
- Fahren Sie mit der Maus über den Buchstaben „i“ (2), um anzeigen zu lassen, wer das Dokument hochgeladen hat.
- Klicken Sie auf den Pfeil (3), um das Dokument auf Ihren PC runterzuladen.
- Mithilfe des Papierkorb-Symbols (4) können Sie Dokumente löschen.
Termine
Termine werden jobbezogen erstellt, d.h. wählen Sie zuerst unter „Aktive Bewerbungen“ (1) die gewünschte Bewerbung aus, ansonsten wird der Bereich „Termine“ nicht angezeigt. Laden Sie nun Ihre·n Kandidat·in direkt über dem Bewerbungsmanager zu einem Termin ein, indem Sie auf „Neuer Termin“ (2) klicken.
Sie haben die Wahl zwischen einem Vor Ort oder einem Telefon-Termin (3).
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Bitte beachten Sie, die Terminart „Video-Meeting“ ist nur in unserem Produkt onlyfy Bewerbungsmanager erhältlich.
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Füllen Sie die Termin-Details aus und fügen Sie den Termin nun zur Nachricht hinzu (4).
Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit Ihrem Kandidaten oder Ihrer Kandidatin eine Nachricht zu schreiben.
Aktivitäten & Nachrichten
Lesen Sie in diesem Bereich die Nachrichten Ihrer Kandidat·innen, verfolgen Sie die unterschiedlichen Aktivitäten in Form von Systemmeldungen oder kommunizieren Sie mit Ihren Kolleg·innen über die „Kommentarfunktion“.
Möchten Sie eine Nachricht oder eine Aktivität intern kommentieren oder eine Person aus Ihrem Team ansprechen? Geben Sie im Kommentarfeld der gewünschten Aktivität eine Anmerkung ein und klicken Sie auf „Speichern.“ Diese Information ist intern für alle Kolleg·innen sichtbar, die eine Berechtigung haben, den jeweiligen Job anzusehen.
Mit Hilfe des „@“-Symbols, gefolgt vom Namen der gewünschten Person, können Sie Ihren Kommentar gezielt an eine bestimmte Person richten. In diesem Fall wird, je nach Systemeinstellung, die markierte Person informiert (per E-Mail und/oder via In-App-Benachrichtigung).
Bitte beachten Sie, dass hier veröffentlichte Kommentare aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.
Datenlöschung
Am Ende des Kandidat·innen-Profils sehen Sie, wann die automatische Datenlöschung stattfindet. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit die Daten Ihrer Kandidat·innen sofort zu löschen. Bitte beachten Sie, dass gelöschte Daten nicht wiederhergestellt werden können.