Möchten Sie Niederlassungen, Tochterfirmen oder unterschiedliche Bereiche im onlyfy Bewerbungsmanager gesondert abbilden? Nutzen Sie dazu unsere Funktion „Institutionen“. 

Mit Hilfe von Institutionen bilden Sie beispielsweise Tochterfirmen, Niederlassungen oder Subunternehmen ab, die ebenfalls mit Ihrem Bewerbungsmanager arbeiten. Je nach Anwendungsfall können Institutionen auch juristische Personen oder abstrakte Namen sein.

Institutionen erstellen

Personen mit Admin-Rechten können Institutionen unter „Einstellungen“ (1) > „Zugriffsverwaltung“ (2) > „Institutionen“ (3) erstellen, indem sie auf „Institution / Bereich hinzufügen“ (4) klicken. Im nächsten Fenster können Sie weitere Angaben zu Ihrer Institution machen:

• Pflichtfeld: „Institution / Bereich“ (5): Fügen Sie hier einen aussagekräftigen Namen ein.
• „Ist ein Rechtsträger (Tochtergesellschaft, Filiale, o.ä.)“ (6): Falls ja, dann schieben Sie den Regler nach rechts.
• „Weiterleitung (URL) nach erfolgreicher Bewerbung“ (7): Sie haben die Möglichkeit Ihre Kandidat·innen auf eine von Ihnen ausgewählte Webseite weiterzuleiten, sobald diese die Bewerbung abgeschlossen haben. Tragen Sie dazu in diesem Feld den gewünschten Link ein.
• „BAXML Arbeitgeber ID“ (8): Nutzen Sie die Anbindung zur Job-Plattform der Bundesagentur für Arbeit, um in Deutschland Jobs zu veröffentlichen? Hier können Sie die ID der jeweiligen Institution eintragen.
  Bitte beachten Sie, dass Sie unter „Einstellungen“ > „Integration“ > „HR-BA-XML Integration“ nur ein Zertifikat der Bundesagentur für Arbeit hinterlegen können. Um einzelne Institutionen bei Ihnen im Hintergrund mit einzelnen Zertifikaten zu verknüpfen, wenden Sie sich bitte direkt an die Bundesagentur für Arbeit.

Sobald Sie eine Institution angelegt haben, erscheint diese in der Übersichtsliste und erhält automatisch eine eigene ID.

Firmensignatur für Institutionen

Bei Bedarf können Sie auch eigene Firmensignaturen für Ihre Institutionen erstellen. Gehen Sie dazu unter „Einstellungen“ (1) > „Nachrichten“ (2) > „Firmensignaturen“ (3), klicken Sie auf „Signatur hinzufügen“ (4) und wählen unter „Institution/Bereich“ (5) die gewünschte Institution aus. Sobald Sie die Signatur gespeichert haben, erscheint in den Einstellungen der Institutionen die jeweilige Signatur.

Inserate Ihrer Institutionen veröffentlichen

Möchten Sie eine Stelle auf den unterschiedlichen Webseiten Ihrer Institutionen veröffentlichen? Dank unserer Integrationsmöglichkeiten Website Widget, Job Feed und REST API ist dies problemlos möglich.

Website Widget

Personen mit Admin-Rechten können unter „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Widget-Konfigurationen“ (3) mehrere Widgets anlegen und auf den verschiedenen Webseiten implementieren.

Die einzelnen Schritte, wie Sie ein Website Widget konfigurieren, finden Sie in unserem Artikel „Widget-Integration“.

Job Feed

Durch den folgenden Parameter kann auch der Job Feed nach Institutionen gefiltert und somit separat dargestellt werden: &instance_id=

Beispiel für ein XML Feed

1. Schritt: Schreiben Sie sich die ID-Nummer der gewünschten Institution auf. Diese finden Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Zugriffsverwaltung“ (2) > „Institutionen“ (3) > „ID“ (4).
   
   In unserem Beispiel nehmen wir die ID 32237 für die Institution „Consulting 1“.

2. Schritt: Gehen Sie zu den „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Job Feed“ (3) und kopieren Sie den Link unter „Anfragen“ (4). Ersetzen Sie am Ende des Links {format} durch das gewünschte Format. Bitte entfernen Sie auch die Sonderzeichen „{}“.
   
   In unserem Beispiel nehmen wir das Format xml.
   
   Link unter „Anfragen“:
   https://consulting-services.onlyfy.io/job/list/lat1ab2hanglv298sixtmp6s00abke1?format={format}
   Link mit xml-Parameter:
   https://consulting-services.onlyfy.io/job/list/lat1ab2hanglv298sixtmp6s00abke1?format=xml

3. Schritt: Fügen Sie nun am Ende des Links, direkt hinter dem Format, die folgenden Parameter ein: &instance_id=
   Nach dem Gleichheitszeichen fügen Sie die ID Ihrer Institution ein. In unserem Beispiel ist das die ID 32237.
   
   Link vor der Anpassung: 
   https://consulting-services.onlyfy.io/job/list/lat1ab2hanglv298sixtmp6s00abke1?format=xml
   Link nach der Anpassung:
   https://consulting-services.onlyfy.io/job/list/lat1ab2hanglv298sixtmp6s00abke1?format=xml&instance_id=32237

REST API

Um über die API nach Institutionen zu filtern, werden folgende Schritte benötigt:

• Notieren Sie sich die ID-Nummer der gewünschten Institution
• Erstellen Sie einen API-Key
• Fügen Sie den Parameter instance[id] beim „GET“-Request der Jobs hinzu (https://api.prescreenapp.io/v1/job) und geben Sie die ID der entsprechenden Institution als Wert an

Die Institutions-ID

Die ID-Nummer Ihrer Institutionen finden Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Zugriffsverwaltung“ (2) > „Institutionen“ (3) > „ID“ (4). Notieren Sie sich die Nummer der gewünschten Institution.

Erstellung des API-Keys

Um die Institute via API abzurufen, erstellen Sie im ersten Schritt einen API-Key in den „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „REST API“ (3) > „Neuen Key erzeugen“ (4). Der API-Key, ein Code aus Buchstaben und Zahlen, wird Ihnen anschließend in der Übersicht angezeigt (5).

Alle Details zum REST API finden Sie in unserem Artikel „R/W REST API einrichten“.

Hinzufügen des Parameters und IDs

Anschließend können Sie den API-Key in dem, von Ihnen genutzten Programm einfügen, um den Account zu verbinden.

[hint]

Je nach verwendetem Programm können unsere Bilder und Felder von Ihrer Umgebung abweichen. In unserem Beispiel nutzen wir das Programm „Postman“.

[/hint]

Nun können Sie den benötigten Request ― in unserem Fall ein „GET“-Request ― eingeben, um die Informationen zu erhalten. 

Den dazu benötigten „Public API endpoint“ finden Sie in den technischen Informationen zur API auf der rechten Seite. Da es in Verbindung mit den Institutionen um die Information zu Jobs geht, wird folgender Endpunkt benötigt: https://api.prescreenapp.io/v1/job

Tragen Sie diesen „Public API endpoint“ beim „GET“-Request ein. Fügen Sie nun den Parameter instance[id] hinzu und tragen Sie als Wert die ID Ihrer Institution ein.

In unserem Beispiel arbeiten wir mit dem Programm Postman und haben die oben erwähnten Parameter, wie folgt eingetragen:

• Bei „GET“ haben wir den „Public API endpoint“ https://api.prescreenapp.io/v1/job eingetragen.
• Unter „Query Params“ haben wir instance[id] eingetragen und daneben unter „Value“ die ID unserer Institution (32528).

Jobs nach Institutionen filtern

In der Job-Übersicht (1) haben Sie die Möglichkeit Ihre Jobs nach Institutionen zu filtern. Klicken Sie dazu rechts auf Übersichtsseite auf „Mehr“ (2) und wählen unter „Institution/Bereich“ (3) die gewünschte Institution aus. Klicken Sie nun auf „Suche“ (4) und es werden Ihnen die Jobs angezeigt, die zu der ausgewählten Institution gehören.

Berichte

Sie können Berichte auch nach Institutionen gruppieren oder filtern.

Zum Beispiel die vordefinierte Analyse „Quellen-Performance“. Öffnen Sie dazu den Bericht, klicken auf „Filter“ (1) und wählen unter „Institution / Bereich“ (2) die gewünschte Institution aus.